Die Administrationsoberfläche ist für den normalen Besucher üblicherweise nicht sichtbar. Um Zugriff auf ein CMS zu erhalten, müssen sich die Administratoren oder Redakteure mit ihren Login-Daten im so genannten „Backend“ einloggen.
Wenn Sie mit Ihrer Webseite vertraut sind, werden Sie diese Frage sicherlich schnell alleine beantworten können. Für alle anderen gilt folgendes: Wenn Sie keinerlei Möglichkeit haben, Ihre Webseite inhaltlich selbst zu bearbeiten, nutzt Ihre Seite möglicherweise kein CMS. Es kann aber auch sein, dass Ihre Webseite ein System nutzt, diese aber von Ihrem Webseiten-Dienstleister administriert wird. Wurde Ihre Webseite von einer Agentur oder einem anderen Dienstleister erstellt, fragen Sie Ihren jeweiligen Ansprechpartner, ob ein CMS bei Ihrer Website verwendet wird.
Der Einsatz eines CMS lohnt sich dann, wenn der Bearbeitungsaufwand von einzelnen Seiten höher ist, als der Aufwand, ein CMS zu installieren, anzupassen und anzulernen. Bei statischen Internetseiten (also Seiten, deren Inhalt sich nicht häufig ändern) mit 1-2 Unterseiten lohnt sich daher selten der Aufwand, ein CM-System zu installieren. In diesem Fall werden meistens einzelne HTML-Seiten verwendet und über einen lokalen HTML-Editor angepasst. Wenn nur wenige Anpassungen gemacht werden sollen, macht diese Variante eher Sinn, als das hierfür ein CMS installiert wird. Aber bereits bei 5-6 Unterseiten oder Anfordernissen, welche die Nutzung eines CMS unumgänglich machen (z.B. wenn die Seite öfters von verschiedenen Mitarbeitern angepasst werden muss oder wenn dynamische Inhalte angezeigt werden sollen) empfehlen wir den Einsatz eines CMS.
Aber nicht nur die Größe einer Webseite spielt eine Rolle, sondern auch die Möglichkeit, überhaupt unkompliziert Daten auf der Webseite zu ändern und neue Seiten zu erstellen, die sich in das Gesamtdesign und die Navigation automatisch eingliedern, sprechen für ein CMS.
Sobald mehrere Personen die Seite administrieren sollen, führt kein Weg mehr am CMS vorbei: Einheitliche Standards sorgen dafür, dass jede Seite gleichmäßig aussieht, Daten können schnell und einfach bearbeitet werden und Inhalte dynamisch ausgegeben werden. Für die klassische Unternehmens-Webseite empfehlen wir daher den Einsatz eines modernen CMS. Wenn Sie kein CMS einsetzen, haben Sie zwei Möglichkeiten, Daten auf Ihrer Webseite zu ändern: Sie bringen sich selbst grundlegende HTML-Kenntnisse bzw. den Umgang mit HTML-Editoren bei, oder Sie beauftragen immer Ihre Webagentur bzw. Ihren Online-Dienstleister, um Änderungen einzupflegen.
Idealerweise wird bei der Auswahl des CMS auf den Wissensstand der Benutzer sowie dem Workflow eingegangen. Zur Auswahl stehen sehr einfache Content-Management-Systeme, die nur wenige Funktionen aufweisen, aber dafür übersichtlicher und meist intuitiver zu bedienen sind. Dem gegenüber stehen sehr umfangreiche CMS, die Laien ohne eine vorherige Schulung kaum nutzen können. Aber auch diese größeren Systeme sind so einstellbar, so dass nur die wichtigsten Funktionen für die Redakteure zu sehen sind und Einstellungen, die den Funktionsumfang der Internetseite einschränken könnten für den Benutzer nicht zugänglich sind.
Sobald regelmäßig Inhalte nach einem gleichen Schema eingestellt oder geändert werden sollen, sollte das CMS nach den Bedürfnissen der Nutzer eingerichtet werden, damit diese Aufgaben so schnell und so einfach wie möglich durchzuführen sind.
Nehmen wir als Beispiel ein Unternehmen, welches verschiedene Standortvertretungen in Deutschland hat. Diese Vertretungen werden auf dem Internetseite auf einer interaktiven Karte anzeigt. Nun soll eine neue Vertretung hinzukommen. Um den Eingabeprozess so einfach wie möglich zu machen, sollte also im CMS eine Eingabemaske mit allen benötigten Daten abgefragt werden:
Jetzt müssen die Daten nur noch vom Benutzer bzw. Redakteur eingegeben werden. Im Hintergrund verarbeitet nun ein Modul die Daten und gibt diese so aus, so dass die Karte mit dem neuen Standort auf der Webseite angezeigt wird. Der ganze Vorgang dauert so maximal fünf Minuten für den Webseiten-Redakteur/-Bearbeiter. Selbstverständlich kennt Ihr CMS Ihre Aufgaben noch nicht und muss zunächst einmalig eingerichtet werden, d.h. es müssen entsprechende Eingabe- und Ausgabeschnittstellen programmiert werden.
Es ist also vor Erstellung der Website und Anpassung des CMS wichtig zu wissen, welche Aufgaben regelmäßig bei der Bearbeitung der Inhalte anfallen. Sprechen Sie mit Ihrer Agentur über die Inhalte, die Sie selbst öfters ändern wollen. Lassen Sie die Oberfläche und Eingabemasken so gestalten, so dass Sie sich problemlos zurechtfinden. Lassen Sie sich auch die Nutzung des CMS vor Ort zeigen und verlangen Sie eine schriftliche Dokumentation zur Nutzung des Content-Management-Systems.
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